Effective communication is critical to ensuring understanding, empowering all citizens, and providing high-quality services. A language access plan can help ensure that an organization provides high quality and appropriate language services. A language access plan can also help ensure that an organization’s staff members are aware of what to do when an individual with limited English proficiency needs assistance. This plan identifies ways that The County of Kershaw utilizes this language access plan to ensure persons with limited English proficiency have meaningful access to its programs.

It is the policy of the County to provide language access services to populations of persons with Limited English Proficiency (LEP) who are eligible to be served or likely to be directly affected by its programs. Such services will be focused on providing meaningful access to County programs, services and/or benefits.

Any individual eligible for programs/services at the County who cannot speak, read, write, or understand the English language at a level that permits them to interact effectively with County staff has the following rights:

A right to qualified interpreter services at no cost to them. A right not to be required to rely on their minor children, other relatives, or friends as interpreters.  A right to file a grievance about the language access services provided them.

Jon Hermesch, Human Resources Director, is the County’s designated Limited English Proficiency Coordinator.  Mr.  Hermesch can be reached on weekdays from 8:00am – 5:00pm at (803) – 425-6243. Information about discrimination complaint resolution process is available to you upon request.

LEP Analysis and Access Plan

The County has determined that the language, other than English that is most likely to be encountered by employees of the County is Spanish. Spanish is also the language most commonly spoken at home by County of Kershaw citizens who are Limited English Proficient (LEP). The methodology used to make this determination is as follows: According to data from the United States Census Bureau and World Population Review, 94.98% of Kershaw residents speak only English, while 5.02% speak other languages. The non-English language spoken by the largest group is Spanish, which is spoken by 4.18% of the population. 

The County of Kershaw will continue to periodically monitor the LEP population of those served or those who could be served by the County. If additional groups are seeking benefits/services or are potentially eligible to receive benefits/services, the County will adjust its methods and services to serve the new population accordingly. Any new LEP populations will be reflected in an updated version of the LEP plan.

Language Assistance Measures and Available Resources:

Oral:

The County does not require, suggest, or encourage LEP individuals to use friends, family members or minor children as interpreters. If a LEP individual insists that a friend or family member serve as interpreter, that choice is documented. The County will then, on a case-by-case basis, consider factors such as: competence of the family or friend used as the interpreter, the appropriateness of the use in light of the circumstances and ability to provide quality and accurate information, especially if the interview could result in a negative effect on the individual. In no case does the County allow a minor child to act as interpreter for an LEP individual.

The County addresses LEP individuals in the following manner: Spanish speaking employees are available in the County of Kershaw Government Center and will be utilized to translate. The County provides free language services, such as qualified foreign language interpreters and information written in other languages, to ensure meaningful access to programs and activities for persons with limited English proficiency.

Written Translation of Documents:

As a result of our analysis which indicates that 4.18% of Kershaw residents are Spanish speaking. The County will translate documents per request.

Distribution of the Plan and Training for Staff

The County’s staff members should know their obligations to provide meaningful access to information and services for LEP persons. Thus, The County of Kershaw will distribute the plan to all appropriate staff. The training will ensure that:

• Staff knows about LEP policies and procedures; and

• Staff having contact with the public, or with individuals in the recipient’s custody, is trained to work effectively with in-person interpreters. The County will include this training as part of the orientation for new employees. Training will focus on language access requirements; the policies and procedures of the organization to provide language access; working with an interpreter, including communication and interpretation skills, including ethics and confidentiality principles for bilingual employees and volunteers.

Providing Notice to LEP persons

The County of Kershaw will notify LEP persons and populations of the availability of free language services, which may include, but are not limited to, public notices, flyers, discussions within the community.  Kershaw County's website utilizes Google translation feature.  Taglines, such as other notices discussed above, are designed to inform individuals with limited English proficiency about the availability of language assistance services.

Monitoring and Updating the LEP Plan

The County of Kershaw will monitor and evaluate the effectiveness of the Language Access Plan in fulfilling language access requirements. This may lead to updating the Language Access Plan if a new LEP population emerges in the service area or when a new resource to provide language services becomes available. Additionally, the County of Kershaw will provide notice of any changes in services to the LEP public and to employees. The County of Kershaw will periodically survey staff members on a regular basis about their use of language assistance services, suggestions for improvement, and if the services provided meet the language needs of the community.

Plan de Acceso de Idioma

Comunicación efectiva es crítico para asegurar comprensión, empoderando a todos los ciudadanos, y
disponiendo servicios de alta calidad. El plan de acceso de idioma puede asegurar que una organización
dispone servicios de alta calidad y de idioma apropiado. El plan de acceso de idioma también puede
ayudar asegurar que los empleados estén enterados con qué hacer cuando un individual que tiene
habilidades limitada de Inglés necesita asistencia. Este plan identifica maneras que El Condado de
Kershaw utiliza este plan de idioma para asegurar las personas con habilidades limitadas de Inglés
tienen acceso significativo a sus programas.

Es la póliza del Condado de disponer acceso a servicios de idiomas a la populaciones de personas con
habilidades limitadas de Inglés (Limited English Proficiency (LEP)) que sean elegibles para ser servidos o
probablemente verse afectado directamente por sus programas. Estos servicios se centrarán en
proporcionando un acceso significativo a los programas del Condado, servicios y/o beneficios.
Cualquier individual que esta elegible para programas o servicios en el Condado quien no puede hablar,
leer, escribir o entender el idioma de Inglés en una nivel que les permite interactuar efectivamente con
personal del Condado tiene los derechos siguientes:

El derecho a servicios de un intérprete calificado sin ningún costo. El derecho de no obligarse a
depender en los hijos menores, otros relativos, o amigos como intérpretes. El derecho de presentar una
queja de los servicios de acceso del idioma que les fueron proporcionado.
Jon Hermesch, el director de Recursos Humanos, es el designado Coordinador de las Habilidades
Limitadas de Inglés. El señor Hermesch se puede alcanzar entre semana desde las 8:00AM-5:00PM por
teléfono (803) 425-6243. Información del proceso de resolución de quejas por discriminación está
disponible bajo petición.

(LEP) Plan de Acceso y Análisis
El Condado determino que el idioma, aparte del Inglés más probable que los empleados del Condado se
encontraran es Español. Español también es el idioma más hablado en casa por ciudadanos del Condado
de Kershaw que tienen habilidades limitadas de Inglés (LEP). La metodología usada para hacer esta
determinación es como sigue: De acuerdo con los datos del Censo del Estados Unidos y Revisa del
Población Mundial, 94.98% de residentes de Kershaw hablan solo en Inglés, mientras que 5.02% habla
otros idiomas. El idioma que no es Ingles hablado por el grupo grande es Español, que es hablado por el
4.18% de la población.

El Condado de Kershaw continuara periódicamente monitorizar la población de LEP de los atendidos o
de quienes podrían ser atendidos por el Condado. Si grupos adicionales buscan beneficios/servicios o
potencialmente elegibles para recibir beneficios/servicios, el Condado ajustara sus métodos y servicios
para atender la nueva población en consecuencia. Cualesquiera poblaciones nuevas de LEP se va a
reflejar en una versión actualizada del plan de LEP.

Medidas de Asistencia Lingüística y Recursos Disponibles:
Oral:
El Condado no exige, aconseja, o anima los participantes de LEP de utilizar amigos, miembros familiares
o menores de edad como intérpretes. Si un participante de LEP insiste que un amigo o miembro de
familia sirve como intérprete, la selección sera documentada. El Condado entonces, en un caso por caso
base, considerara factores como: la competencia del familiar o amigo utilizado como interprete, el
apropiado del uso a la luz de las circunstancias y la habilidad de disponer información de calidad y
información precisa, especialmente si la entrevista puede resultar con un efecto negativo a la persona.
En ningún caso el Condado permite que un menor actúe como intérprete para una persona de LEP.

El Condado aborda las individualidades de LEP de la siguiente manera: empleados que hablan Español
están disponibles en el Centro de Gobierno del Condado de Kershaw y se utilizaran para traducir. El
condado ofrece servicios lingüísticos gratis, como intérpretes cualificados de lenguas extranjeras y
información escrito en otros idiomas, para asegurar acceso significativo a programas y actividades para
personas con dominio limitado del Inglés.

Traducción Escrita de Documentos:
El resultado de nuestro análisis indica que el 4.18% de los residentes de Kershaw hablan Español. El
Condado traducira los documentos por solicitud.

Distribución del Plan y Entrenamiento del Personal:
El personal del Condado debe conocer sus obligaciones para poder proporcionar acceso significativo a
información y servicios para las personas de LEP. Así, el Condado de Kershaw distribuirá el plan a todo el
personal apropiado.

El entrenamiento garantizara que:
 El personal sabe las policías y procedimientos de LEP son, y
 El personal tiene contacto con el público, o con personas bajo la custodia del receptor, están
entrenado para trabajar eficazmente con intérpretes en persona. El Condado incluirá esta
información como parte de la orientación para nuevos empleados. Entrenamiento centrara en
requisitos de acceso de idioma; las pólizas y procedimientos de la organización para proporcionar
habilidades de interpretación, incluyendo principios de ética y confidencialidad para empleados y
voluntarios bilingües.

Proporcionando Notificaciones a las Personas de LEP
El Condado de Kershaw notificara a LEP personas y poblaciones de la disponibilidad de servicios gratis de
idiomas, que pueden incluir, pero no se limitan a avisos policiales, folletos, y discusiones dentro de la
comunidad. La página de web del Condado de Kershaw utiliza la función de traducción de Google. Los
dichos, como otros avisos mencionados, están diseñados para informar a las personas con habilidades
limitados de Inglés sobre la disponibilidad de servicios de asistencia lingüística.

Monitorizando y Actualización del Plan de LEP
El Condado de Kershaw monitora y evaluará la eficacidad del Plan de Acceso de Idiomas cumpliendo con
los requisitos. Esto puede dirigir actualizaciones el nuevo recurso para que los servicios de idiomas.
Adicionalmente, el Condado de Kershaw notificara cualquier cambio de servicios al grupo de LEP publico
y a los empleados. El Condado de Kershaw de vez en cuando realizara encuestas a los personales de
forma regular sobre el uso de servicios de asistencia lingüística, sugerencias para mejorar y si los
servicios ofrecidos satisfacen las necesidades lingüísticas de la comunidad.